viernes, 23 de junio de 2017

¿ES EFECTIVA TU LISTA DE TAREAS?: EL PRINCIPIO DE PARETO


   Si atendemos al título de este post y observamos que la pregunta no es la típica formulada "¿Es eficaz tu lista de tareas?", sino que hablamos de efectividad, lo que andamos buscando ya no es hacer las cosas, sino que esas actividades o tareas que hacemos estén alineadas con nuestros objetivos o los de la empresa. Como complemento a nuestro artículo "LA LISTA DIARIA DE TAREAS" , si buscamos la efectividad en lo que hacemos, no nos queda otra que hablar de ello y hacer alusión al Principio de Pareto.

   Vamos a dar por hecho que ya tenemos el hábito de gestionar todos los días una una lista de tareas, y que al final de cada jornada y cada noche antes de ir a la cama revisamos. Sin embargo, y a pesar de que somos eficaces y conscientes de que acabamos las tareas tal y como las hemos programado y por lo que nos sentimos inmensamente satisfechos, además de que nos sentimos motivados por lo eficientes que somos, ya que no sólo hacemos las cosas sino que optimizamos los recursos, pues bien, a pesar de todo eso, nos damos cuenta de que avanzamos poco en líneas generales. ¡Algo está pasando!, ¡aquí hay fallo!, pues si, no es ni más ni menos que estamos siendo víctimas de nuestra propia lista de tareas.
   
¿Cuál puede ser el motivo?
   Entre otros muchos podría ser que nos gusta sentirnos productivos, así incorporamos tareas a la lista en cantidad para sentir esa sensación de éxito al chequearlas como terminadas. Entiendo que todos coincidimos en las ventajas de una lista de tareas:
  • No improvisar, no dejar las cosas al azar
  • Menor agitación y estrés al tener previsión en el curso del día
  • Descarga para la memoria
  • Efecto psicológico de automotivación al tener sensación de control sobre todo lo que llevo en danza

   sin embargo, si analizamos la relevancia de esas tareas anotadas y entendemos como relevantes aquellas que están alineadas con nuestros objetivos, con aquellos que nos hemos fijado como muy importantes y que creemos que consiguiendo los mismos nos sentiremos realizados, nos podemos dar cuenta de que de eso puede haber poco o muy poco. ¿A dónde queremos llegar?, pues a que hacer muchas cosas y ser una máquina completando tareas, no quiere decir que estés siendo productivo, entendiendo por productividad la efectividad en la administración del flujo de trabajo, del flujo de actividades que nos invaden en un intervalo de tiempo.
CONSEJO: 
  • Analizar si las tareas que incluimos en nuestra lista están alineadas con nuestros objetivos 

¿Qué nos puede ayudar al respecto?
   Vamos a ver qué nos dice la Ley de Pareto: 

  • Concéntrate en pocas actividades (20%) que representan el 80% de los resultados
  • El 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos
  • El 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos
   Según ésta teoría la clave estaría en identificar qué tiempo, de ese 20% que produce el 80% de los resultados, empleamos en actividades realmente productivas. Para ello, para saber qué es productivo, necesitaremos tener claros los objetivos, las metas.

   Visto esto, ¿podría ayudarnos?, bajo mi humilde opinión si, aunque voy a cambiar lo de "humilde opinión" por un SI rotundo. Vamos a analizar el asunto:

   Puesto que el 20% de las cosas que hacemos producen el 80% de las cosas que realmente son importantes para nosotros, vamos a procurar que al menos un 20% de nuestras tareas estén alineadas con nuestros objetivos y serán las consideradas AMR (acciones más relevantes) y por tanto dedicar nuestros mayores esfuerzos a completarlas. 

   Un ejercicio que podría ayudarnos sería: 

   Con la idea de hacer una lista de tareas procedemos de la siguiente forma:

  1. Cogemos una libreta de notas
  2. Trazamos una línea horizontal divisoria del tercio superior de la página
  3. Previo a la incorporación de una tarea o actividad en la lista, analizaremos si pertenece al 20 ó al 80%. 
  4. En el caso de que tenga que ver con una AMR la incluiremos en la parte superior, y en el caso contrario lo propio. 
   Es un ejercicio que nos será muy útil para coger el hábito de poner el FOCO en actividades y tareas de mayor relevancia. 
   Añadir que cada trabajador, incluso dentro de la misma empresa, tiene un contexto y unos objetivos diferentes, así lo que para unos es relevante para otros pertenece al 80%, así por ejemplo al comercial de una empresa le es crítico el citarse con un cliente al que sus ventas le reportan un gran porcentaje de las comisiones totales, sin embargo para el director general y jefe de la empresa, ese mismo cliente puede formar parte del 80% debido a que su actividad con la empresa, esto es las compras que realiza, suponen un porcentaje muy pequeño del total de los beneficios.  
¿A qué nos enfrentamos?

   Es muy probable que cuando apliquemos esta técnica tengamos la sensación de que hacemos menos cosas, sin embargo, también iremos notando que nuestros proyectos avanzan a mejor ritmo. En el caso en el que necesitemos sentirnos más productivos completando un número mayor de tareas, también podemos TROCEAR en partes más pequeñas las tareas críticas y parecerá que hacemos más cosas 😃 .