viernes, 23 de junio de 2017

¿ES EFECTIVA TU LISTA DE TAREAS?: EL PRINCIPIO DE PARETO


   Si atendemos al título de este post y observamos que la pregunta no es la típica formulada "¿Es eficaz tu lista de tareas?", sino que hablamos de efectividad, lo que andamos buscando ya no es hacer las cosas, sino que esas actividades o tareas que hacemos estén alineadas con nuestros objetivos o los de la empresa. Como complemento a nuestro artículo "LA LISTA DIARIA DE TAREAS" , si buscamos la efectividad en lo que hacemos, no nos queda otra que hablar de ello y hacer alusión al Principio de Pareto.

   Vamos a dar por hecho que ya tenemos el hábito de gestionar todos los días una una lista de tareas, y que al final de cada jornada y cada noche antes de ir a la cama revisamos. Sin embargo, y a pesar de que somos eficaces y conscientes de que acabamos las tareas tal y como las hemos programado y por lo que nos sentimos inmensamente satisfechos, además de que nos sentimos motivados por lo eficientes que somos, ya que no sólo hacemos las cosas sino que optimizamos los recursos, pues bien, a pesar de todo eso, nos damos cuenta de que avanzamos poco en líneas generales. ¡Algo está pasando!, ¡aquí hay fallo!, pues si, no es ni más ni menos que estamos siendo víctimas de nuestra propia lista de tareas.
   
¿Cuál puede ser el motivo?
   Entre otros muchos podría ser que nos gusta sentirnos productivos, así incorporamos tareas a la lista en cantidad para sentir esa sensación de éxito al chequearlas como terminadas. Entiendo que todos coincidimos en las ventajas de una lista de tareas:
  • No improvisar, no dejar las cosas al azar
  • Menor agitación y estrés al tener previsión en el curso del día
  • Descarga para la memoria
  • Efecto psicológico de automotivación al tener sensación de control sobre todo lo que llevo en danza

   sin embargo, si analizamos la relevancia de esas tareas anotadas y entendemos como relevantes aquellas que están alineadas con nuestros objetivos, con aquellos que nos hemos fijado como muy importantes y que creemos que consiguiendo los mismos nos sentiremos realizados, nos podemos dar cuenta de que de eso puede haber poco o muy poco. ¿A dónde queremos llegar?, pues a que hacer muchas cosas y ser una máquina completando tareas, no quiere decir que estés siendo productivo, entendiendo por productividad la efectividad en la administración del flujo de trabajo, del flujo de actividades que nos invaden en un intervalo de tiempo.
CONSEJO: 
  • Analizar si las tareas que incluimos en nuestra lista están alineadas con nuestros objetivos 

¿Qué nos puede ayudar al respecto?
   Vamos a ver qué nos dice la Ley de Pareto: 

  • Concéntrate en pocas actividades (20%) que representan el 80% de los resultados
  • El 20% de cualquier cosa producirá el 80% de los efectos
  • El 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos
   Según ésta teoría la clave estaría en identificar qué tiempo, de ese 20% que produce el 80% de los resultados, empleamos en actividades realmente productivas. Para ello, para saber qué es productivo, necesitaremos tener claros los objetivos, las metas.

   Visto esto, ¿podría ayudarnos?, bajo mi humilde opinión si, aunque voy a cambiar lo de "humilde opinión" por un SI rotundo. Vamos a analizar el asunto:

   Puesto que el 20% de las cosas que hacemos producen el 80% de las cosas que realmente son importantes para nosotros, vamos a procurar que al menos un 20% de nuestras tareas estén alineadas con nuestros objetivos y serán las consideradas AMR (acciones más relevantes) y por tanto dedicar nuestros mayores esfuerzos a completarlas. 

   Un ejercicio que podría ayudarnos sería: 

   Con la idea de hacer una lista de tareas procedemos de la siguiente forma:

  1. Cogemos una libreta de notas
  2. Trazamos una línea horizontal divisoria del tercio superior de la página
  3. Previo a la incorporación de una tarea o actividad en la lista, analizaremos si pertenece al 20 ó al 80%. 
  4. En el caso de que tenga que ver con una AMR la incluiremos en la parte superior, y en el caso contrario lo propio. 
   Es un ejercicio que nos será muy útil para coger el hábito de poner el FOCO en actividades y tareas de mayor relevancia. 
   Añadir que cada trabajador, incluso dentro de la misma empresa, tiene un contexto y unos objetivos diferentes, así lo que para unos es relevante para otros pertenece al 80%, así por ejemplo al comercial de una empresa le es crítico el citarse con un cliente al que sus ventas le reportan un gran porcentaje de las comisiones totales, sin embargo para el director general y jefe de la empresa, ese mismo cliente puede formar parte del 80% debido a que su actividad con la empresa, esto es las compras que realiza, suponen un porcentaje muy pequeño del total de los beneficios.  
¿A qué nos enfrentamos?

   Es muy probable que cuando apliquemos esta técnica tengamos la sensación de que hacemos menos cosas, sin embargo, también iremos notando que nuestros proyectos avanzan a mejor ritmo. En el caso en el que necesitemos sentirnos más productivos completando un número mayor de tareas, también podemos TROCEAR en partes más pequeñas las tareas críticas y parecerá que hacemos más cosas 😃 .

  







miércoles, 24 de mayo de 2017

CURSO INTERNACIONAL DEL TRABAJO EN EQUIPO Y LA PRODUCTIVIDAD PARA EL DESARROLLO PERSONAL Y PROFESIONAL

Mazarrón, del 17 al 20 de julio

Ponencias y Talleres:

  • "Inteligencia emocional en la gestión de equipos de trabajo"
  • "Negociación y productividad: La toma de decisiones eficaces" 
  • "Construcción de una oficina móvil".
  • "La gestión inteligente del correo electrónico"
  • "Mejora de resultados mediante una mejor gestión de las acciones"

(Pincha sobre las imágenes para su ampliación)

   Hoy día, la principal demanda de las empresas a sus trabajadores y la de los empleadores a la hora de contratar a recién titulados universitarios, incluso por encima del segundo idioma, se centra en que tengan competencias relacionadas con la productividad a través de la eficaz administración del tiempo (análisis y resolución de problemas, orientación y resultados), además de compromiso ético, honestidad, capacidad de aprendizaje, adaptación al cambio el trabajo en equipo, muy necesario para adquirir la también demandada habilidad para trabajar en entornos multiculturales y multidisciplinares. Nuestras listas de tareas se sobrecargan, entre otras cosas, por los malos hábitos en el trabajo y en nuestra vida personal. Cuando esto ocurre, nos ponemos manos a la obra con esfuerzos que están fuera de lugar para conseguir sacar adelante todo aquello que tenemos pendiente y, cuando lo conseguimos, bajamos la guardia y caemos de nuevo en el error de dejar que el caos se vuelva a apoderar de nosotros. Es por ello que la productividad personal, y por ende la profesional, van a depender de que consideremos el trabajar con un método como forma de vida, método que se va a identificar con la adquisición de nuevos y positivos hábitos, hábitos que poco a poco iremos adoptando, eliminando los malos, y que harán que afrontemos las tareas diarias sin agobios y de forma resolutiva y que favorecerán nuestro desarrollo personal, profesional y el de los equipos de trabajo de los que formemos parte. Evidentemente, esta nueva forma de vida no surge de la noche a la mañana, sino que requiere de un esfuerzo previo, de la fuerza de voluntad necesaria para la consecución de cualquier objetivo importante en nuestras vidas. 

Es por ello que, a través de la Universidad Internacional del Mar, ponemos a tu disposición una actividad formativa que, sin duda, contribuirá a enriquecer y a adoptar esos buenos hábitos diarios que te conduzcan a ser más productivo y eficiente en tu trabajo, así como a que se incremente tu valor dentro de los equipos de los que formes parte. 




Objetivos de la acción formativa:
  • Ser más proactivos, dinámicos y resolutivos.
  • Distinguir lo urgente de lo importante.
  • Mejorar la concentración.
  • Aprender a planificar los proyectos y tareas diarias.
  • Gestión inteligente del correo electrónico.
  • Adquirir y simplificar la metodología de trabajo.
  • Uso eficiente de la tecnología.
  • Consecución de objetivos y metas personales.
  • Neutralizar y combatir los hábitos negativos, los que impiden que logremos aquellos objetivos y metas que nos proponemos y, por supuesto, potenciar los que funcionan.
  • La toma de decisiones eficaces.
  • Adquisición de estrategias, herramientas y conductas prácticas que permitan gestionar equipos de personas.
  • Desarrollar los potenciales naturales que permitan mejorar el rol de líder.
  • Saber mantener y desarrollar relaciones en el ámbito personal y profesional a través de la negociación.
  • Saber aplicar las estrategias y técnicas de negociación más adecuadas en cada situación.
  • Tener la capacidad de enfrentarse a una situación de conflicto sabiendo encontrar soluciones negociadas al mismo.
         Y el más importante de todos:
  • Fabricar tiempo para nosotros, nuestras aficiones, familia y amigos.
(A continuación puedes ver la programación y, si te resulta de interés, más abajo el enlace a la información de como proceder a la inscripción y matrícula en el Curso). 

(Pincha sobre las imágenes para su ampliación)



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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL MAR

Información edición 2016 (Fotos, etc...)