martes, 9 de septiembre de 2014

LA LISTA DIARIA DE TAREAS


 

   Una de las herramientas CLAVE a la hora de administrar nuestro flujo de trabajo, actividades y tareas diarias, y que forma parte de los cimientos necesarios para incrementar nuestra productividad, es la Lista de Tareas. Nuestra lista diaria de tareas será aquella relación de cosas que se han de realizar y requieren nuestra acción en un día concreto.


   Teniendo en cuenta que la creatividad requiere de todo nuestro esfuerzo y energía y el memorizar nos puede traicionar, las ventajas de la herramienta que estamos tratando se manifiesta en:


1. Liberar el cerebro de cargas innecesarias que consumen energía para intentar recordar, y poder así dejar que se centre en resolver problemas. 
 
2. No te levantarás preocupado por no saber qué es lo que vas a hacer


3. Sensación de control, lo que supone liberación de estrés y eliminación de ansiedad.


CLAVE: Relacionar la lista de tareas del día siguiente en el espacio que vamos a reservar para ello al final de la jornada laboral o, como muy tarde, antes de ir a la cama, pero siempre el día antes:


Ventajas:
  • Iniciar la mañana, o la tarde/noche, según se sea búho o alondra, atacando tareas que requieren de todo nuestro esfuerzo y atención, no perdiendo así ni tiempo ni energía en ver lo que tengo que hacer y en priorizar.
     
  • Dormir tranquilos sabiendo que tenemos atadas las acciones a realizar al día siguiente.


Formato de una lista de tareas básica:


  • Un espacio para su descripción
  • Espacio para indicar el tiempo estimado que nos llevará terminarla así como para el tiempo real que nos haya llevado.
  • Un espacio para determinar su urgencia y/o importancia y otro para señalizar la prioridad que le vamos a dar
  • Otros dos para la dificultad y energía necesaria para llevarla a cabo, lo que nos facilitará el determinar qué prioridad tiene cada una de ellas.
  • Otro para colocar una marca de estado de la tarea, , (P – Pendiente), (C – Completada)Coloca una marca al finalizar la tarea.
  • Conveniente será poder indicar, en aquellas tareas que sea necesario, cuáles serán los recursos necesarios para llevarla a cabo de forma satisfactoria y sin interrupciones, al objeto de tener todo lo necesario a la mano a la hora de llevarla a cabo y poder centrarnos al cien por cien.


Características que han de reunir:


  • Concreta: claridad en la descripción para que no genere dudas de lo que hay que hacer al leer.
     
  • Abordable: Han de ser tareas manejables cuya ejecución nos motive, por lo que no deberán llevarnos más de una o dos horas como máximo el completar las mismas. Es por ello que las previstas para más tiempo, las dividiremos en tareas más pequeñas y manejables con la consiguiente sensación de productividad al ir completando cada una de ellas.
     
  • Viable: Hemos de tener presente el recurso tiempo, así en nuestra lista de tareas diaria incluiremos sólo las que, en condiciones normales, nos sea posible terminar, según los espacios de tiempo disponibles. Si una tarea de las que incluimos, esta previsto que nos lleve más tiempo del disponible, con la sana intención de continuar al día siguiente, mejor posicionamos otra en su lugar.
     
  • Flexible: Qué duda cabe que las leyes de Murphy están ahí por algo, así que incluiremos franjas de tiempo para imprevistos, es decir, que en nuestra planificación diaria debemos tener presente el márgen de error.


       Hasta aquí hemos abordado teoría y adquirido algunos conocimientos, sin embargo, ésto sin llevarlo a la práctica nos sirve de bien poco. Recordemos la frase de Platón "el que aprende y aprende y no practica, es como el que ara y ara y no siembra", así que queda claro que formación y acción son un binomio indisociable. 

       Bueno, ¿y ahora qué?, pues mi idea principal para que cualquiera se sienta bien tentado a empezar a practicar no es otra que comenzar con algo sencillo. Como no dejo de repetir, las herramientas son muy útiles, pero la clave del asunto no es otra que aplicar una metodología a la hora de funcionar. Hemos de incorporar a nuestro patrón de comportamiento diario un sistema, un método, y hemos de ser disciplinados a la hora de poner la maquinaria en marcha. Me estoy refiriendo a un método denominado como el de "La doble lista". Tan sencillo como tener una lista de entrada de tareas y otra de salida.

       Antes de seguir, ha de quedar claro que tenemos que confeccionar, tal y como he indicado en el formato de una lista de tareas básica, los campos/columnas que se han de mostrar con arreglo a nuestro contexto particular. Además de los enumerados, sería conveniente añadir el campo "Proyecto", así podremos especificar a qué proyecto pertenece la tarea recopilada. Más adelante mostraré un ejemplo.


    Veamos el funcionamiento:

    La lista de entrada:

       En esta lista tomaremos nota de todo el trabajo que nos llueve desde los diferentes frentes: oficina, correo electrónico y físico, doméstico, teléfono, lo que se nos ocurre, es decir, todo, todo y todo lo concerniente al desarrollo de acciones y proyectos. En este sentido entendemos acción como una tarea indivisible y accionable, esto es, que dado el contexto adecuado la podamos atacar de forma inmediata sin impedimentos. En el momento en que sea divisible, ya no sería considerada una acción, sino un proyecto y, por lo tanto, serían varias acciones las que lo conformaran.
       
    •  Lo más importante en cuanto a la lista de entrada se refiere, es, sin duda, el que nos sea accesible en cualquier momento y poder así tomar nota de la tarea independientemente del contexto en el que nos encontremos. Ha de ir siempre con nosotros y el acceder a ella ha de ser rápido y sencillo. Tanto la habitual agenda física, como los dispositivos electrónicos de hoy día (smartphones, tablets), nos serán útiles.

    Un ejemplo podría ser:






    La lista de salida:

       Como podemos intuir, ésta lista será lo que hayamos decidido hacer hoy, por lo que le podemos llamar "La lista HOY". 
      

    Funcionamiento del método:
     
    1. Tendremos especial cuidado en anotar en la lista de entrada aquellas tareas que realmente requieran de nuestra intervención, y no acumular cualquier cosa sea lo que sea.
    2. Honestidad a la hora de seleccionar las tareas para la lista de salida. Es muy común dejarse llevar y elegir aquellas tareas más apetecibles. ¡Grave error!, las tareas que hemos de trasladar son aquellas que hemos de hacer mañana y sólo esas. Si conseguimos terminar la faena propuesta y nos sobra un hueco, no hay más que decir, nos sumergimos en la lista de entrada y "nos damos un capricho", aunque yo, si pudiera, me iría antes a casa.
    3. La "Lista HOY", tal y como hemos apuntado como CLAVE, se confeccionará el día de antes, y siempre teniendo en cuenta los espacios que nuestra agenda nos permita ocupar (es lo que conocemos con "ser realista"). Es por ello que, a la hora de planificar nuestra lista HOY, habrá que tener en cuenta:
      • Revisión de nuestra lista de entrada al final de la jornada para poder trasladar las tareas que seleccionemos a la "Lista HOY".
      • El tiempo aproximado que nos llevará cada una de las tareas.
      • La urgencia e importancia de las mismas.
      • Un colchón de tiempo para imprevistos
       
    Ejemplo de lista HOY:



       Como podemos observar, si comparamos las dos listas de ejemplo, tanto la de entrada como la de salida tienen el mismo formato, es decir, así me será fácil un copiar y pegar.



    ¿Qué ocurre cuando la lista de entrada comienza a tomar un volúmen excesivo? 
       Bien, ante ésto está más que claro que debemos implementar el sistema con una tercera lista a la que podemos llamar, por ejemplo, "No Olvidar". El nombre que le demos es lo de menos, pero será una lista que nos sirva para descongestionar nuestra denominada "Lista de Entrada", y en la que incluiremos todas aquellas tareas que no tengan definida una fecha de vencimiento. Es decir, sabemos que antes o después nos hemos de poner con ellas. ¿Cuando hemos de implementar nuestro sistema con ésta tercera lista?, según lo experimentado por muchos practicantes de este sistema, han puesto el límite de la lista de entrada en treinta tareas. A partir de ahí, será conveniente utilizar la tercera lista.
       Al igual que nuestra lista de entrada necesita de una revisión diaria, esta tercera lista será necesario que tenga un momento de revisión, como mínimo, de una vez por semana, para así decidir qué tareas trasladamos a nuestra lista de entrada. 


    Para tener éxito con esta metodología, resulta IMPEPINABLE y hemos de hacer SÍ o SÍ:
    1. REVISAR "LA LISTA DE ENTRADA" AL FINAL DE LA JORNADA
    2. CONFECCIONAR "LA LISTA HOY" EL DÍA ANTERIOR
    3. REVISAR "LA LISTA HOY" AL PRINCIPIO DE LA JORNADA