martes, 21 de octubre de 2014

HERRAMIENTAS: Integración del gestor de tareas Todoist en el cliente de correo electrónico Mozilla Thunderbird

   En aras de que nos vayamos introduciendo en el manejo de aplicaciones que nos ayuden en la mejora de nuestra productividad, vamos a comenzar con la integración de dos herramientas básicas en nuestra labor diaria. Todos aquellos y aquellas a quienes su trabajo diario les suponga leer el correo electrónico y de este se deriven la mayor parte de sus tareas, han de pensar en este sistema de trabajo, bien con estas herramientas que se proponen o cualesquiera otras que trabajen de igual o similar forma.

    Se trata de ir dando un criterio a nuestra manera de funcionar con el objetivo bien conocido de mejorar nuestros tiempos de ejecución. Con esta integración no cabe la menor duda que conseguiremos bastante de ese citado objetivo.

    Uno de los problemas más comunes y que, sin llegar a percibirlo, nos consume tiempo en grandes cifras, lo que conocemos como “robo”, es el utilizar el correo electrónico como almacén y casi como única herramienta de gestión documental y organizativa. Sin duda es una herramienta importante, pero, ¡ay amigos míos!, no es un calendario, no es un gestor de ficheros y mucho menos un gestor de proyectos. De todo esto hablaremos en su momento en un apartado dedicado a la gestión inteligente del correo electrónico. Ahora os dejo con el mini-tutorial para instalar e integrar el gestor de tareas Todoist en el cliente de correo electrónico de Mozilla Thunderbird. 

Nota: al no visualizarse con claridad el tutorial, os dejo el enlace que os hará falta para llegar hasta la pantalla de complementos y poder ahí descargar el archivo para guardar en vuestro disco duro:







 

Es conveniente ver a pantalla completa (full screen), para ello clicar en icono de esquina inferior derecha (junto logo de youtube)


 

jueves, 16 de octubre de 2014

ORGANIZACIÓN EFICAZ: EL MÉTODO GTD

  




       El ponerse manos a la obra con la elaboración de un sistema que consiga que soltemos lastre, que seamos más productivos, etc... evidentemente va a ser abordado con más dedicación por aquellos que forman parte del guión de una película diaria en la que han sido incluidos, pero necesitan dedicar tiempo al guión de la película de la que quieren ser protagonistas, películas estas últimas cuyos argumentos se basan en acciones relevantes para crecer personal y profesionalmente. Resumiendo, el que tiene verdadero lío y quiere dedicarse a esas cosas que realmente le apasionan, no sólo han de aplicar un método sino que han de ser muy disciplinados en su comportamiento diario.
       El encontrar el sistema que nos haga ver la luz al final de ese caos organizacional y cuya sensación es que no avanzamos como realmente queremos, necesitará de varias cosas:

  1. ¡Querer!, querer cambiar, estar dispuestos al cambio sabiendo los beneficios que nos va a reportar, esto es, visionar cómo nos queremos ver en un medio/largo plazo y 
  2. Saber que el cambio necesita de un compromiso, ¡ojo!, no involucración, sino compromiso.
  3. Pasar a la acción como en cualquier proyecto y cuyos pasos han de seguir un procedimiento establecido o método sobre el que tendremos el deber de investigar para escoger el más adecuado, lo que supondrá experimentar con técnicas y herramientas que estén a nuestro alcance. 

Un experimento nunca puede ser un fracaso, pues siempre viene a demostrar algo”

T. Alva Edison


    ¿Qué es un método?: Conjunto de operaciones ordenadas con las que se pretende obtener un resultado.
    No hay un método concreto para todos los casos y situaciones, sino que, para cada caso o situación, en función del contexto tendremos que utilizar un método específico de trabajo para conseguir el objetivo. ¿Cómo conseguir el método adecuado?, pues podemos, por poner un ejemplo, seguir una metodología de Investigación-Acción. Es un método científico pero aplicado a un grupo concreto o contexto. Vamos a revisar muy por encima en qué consiste, (ver imagen inicial):

  1. DEFINICIÓN del Problema
  2. CONTEXTUALIZARLO y reconocimiento del problema en la práctica
  3. DOCUMENTACIÓN relativa al objeto de estudio:
    1. ¿Se han dado situaciones parecidas a estas?
    2. ¿Cómo se han resuelto?
  4. Establecer las HIPÓTESIS o posibles soluciones
  5. PLANIFICACIÓN: Estructurar un Plan de Acción
  6. ACCIÓN: Experimentar en la práctica lo planificado
  7. RECOGIDA DE DATOS desde la Observación
  8. INFORME FINAL que confirmará o no las hipótesis inicialmente propuestas
  9. CONCLUSIONES:
      ¿se ha resuelto?
      1. SI: ESTUPENDO
      2. NO: Volvemos al punto 4 “Establecer nueva/s hipótesis”


GTD - Getting Things Done


        Visto esto, nos vamos a introducir en una metodología conocida como GTD o Getting Things Done que es una metodología de gestión de actividades y el título de un libro de David Allen que se ha publicado en español con el título “Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés”.

    La filosofía del método sostiene que:
  • La falta de planificación nos bloquea justo a la hora de realizar tareas.
  • Nuestra memoria no tiene capacidad para recordar y gestionar, improvisando) y de forma ordenada, eventos y tareas y además establecer prioridades.
    La filosofía del método se basa en la idea de que para ser más productivo, uno debe poder pensar claramente. Para pensar claramente, uno debe haber descargado completamente de su memoria temporal las “cosas pendientes”, que se convierten en frustraciones si no se completan.
    La mente una vez liberada puede pensar mejor, ser productiva y creativa. Para liberar la mente, las actividades tienen que estar depositadas o anotadas convenientemente.
    GTD tiene su origen en la gestión del correo pero ya que está fundamentado en la psicología es aplicable a cualquier actividad humana continuada y/o con objetivos productivos. GTD propone reflexionar con antelación el método para ejecutar una tarea y luego seguirlo sin cuestionarlo. De esa reflexión se desprenderán una serie de acciones a realizar sistemáticamente frente a la tarea.
    No se centra en el establecimiento de prioridades, sino que propone ejecutar la tarea como se ha planificado.
    Cualquier sistema de organización no es bueno si el resultado es que gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Pero si se simplifica el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.


Un sistema productivo ha de ser depurado y convenientemente engrasado”
joseviCoach


    Antes de pasar a ver el vídeo que nos ilustra sobre GTD, tengamos en cuenta la frase, y es que una vez conseguido un sistema organizativo o método que nos funcione, no debemos olvidar que el tiempo y los contextos cambian, por lo que en periodos de tiempo prudenciales habrá que revisar el sistema al objeto de comprobar que no hay nada que mejorar, ningún engranaje que poner a punto o engrasar.





lunes, 22 de septiembre de 2014

MOTIVAR CON LA ESCUCHA - LA ESCUCHA EMPÁTICA



  

   Sin lugar a dudas, escuchar debería convertirse en unos de los principios de nuestra vida, un hábito que nos abrirá puertas, y es que el que nos pongamos en el lugar de otro, de ver las cosas desde su perspectiva y, como dice la frase, “no juzgar a nadie hasta haber caminado un kilómetro en los zapatos del otro”, es la mejor de las virtudes.

   Por eso, vamos a tratar de ponernos en el lugar del otro y hacer eco del refrán “todo es del color del cristal con el que se mire”. No es un hábito fácil de poner en práctica, todo lo contrario, es bastante complicado. Nos pasamos más tiempo hablando que escuchando, creyendo que las cosas sólo pueden ser de la manera en la que nosotros las vemos, sin embargo, escuchar tiene más poder que hablar, es la más mimosa de las caricias que le podemos dar a nuestro interlocutor. Así, la escucha empática la podemos considerar como la mejor receta a la hora de motivar a los demás, con la que haremos sentir importante a la persona escuchada.

    Ralph Roughton nos lo describe de forma extraordinaria: “Cuando te pido que escuches y comienzas a dar consejos no haces lo que necesito. Cuando te pido que escuches y comienzas a decirme porqué no debiera sentirme como me siento, estás hiriendo mis sentimientos. Cuanto te pido que escuches y sientes que tienes que hacer algo para resolver mi problema, por extraño que parezca, me decepcionas. Escucha, todo lo que pido es que escuches, no digas ni hagas nada, sólo escúchame. Mientras tu escuchas no tengo frío...”

Los obstáculos de la escucha: 
  • oír sólo lo que nos interesa, 
  • interrupciones constantes, 
  • pensar lo que voy a contestar en lugar de escuchar,....

Podríamos establecer los siguientes niveles de escucha:
  1. Escucha empática: Escucho para tratar de comprender y darte lo que necesitas y cómo lo quieres, me estoy poniendo en tu lugar.
  2. Escucha activa: Estoy aquí, presto atención a lo que dices y te lo hago saber.
  3. Selección: sólo escucho lo que quiero, lo que me interesa a mi.
  4. Fingir: no te escucho pero finjo que lo hago.
  5. Ignorar: no te escucho.

¿Cómo demostramos a nuestro interlocutor que le estamos escuchando?:

  • Utilizando refuerzos verbales que muestren apoyo y reconocimiento del tipo: eso es, muy bien, entendido, etc...
  • Haciendo referencias a afirmaciones pasadas: como bien dijiste,...
  • Realizando un claro seguimiento verbal a través de afirmaciones o preguntas con el objetivo de aclarar o ampliar lo que nos esta transmitiendo el emisor: en relación a eso que comentas...
  • Repetir con nuestras palabras lo que nos están transmitiendo: si te he ententido bien, has querido decir que.....


    Realiza la siguiente práctica: cuando alguien esté hablando y vayas a responder, aguanta unos cuatro segundos antes de intervenir. Lo más probable es que el emisor siga hablando y por lo tanto añada más información, más datos para entender y comprender lo que nos están transmitiendo y ser más fácil "calzar esos zapatos del otro", así mismo, también nos servirá para pensar mejor lo que vamos a decir. 



martes, 9 de septiembre de 2014

LA LISTA DIARIA DE TAREAS


 

   Una de las herramientas CLAVE a la hora de administrar nuestro flujo de trabajo, actividades y tareas diarias, y que forma parte de los cimientos necesarios para incrementar nuestra productividad, es la Lista de Tareas. Nuestra lista diaria de tareas será aquella relación de cosas que se han de realizar y requieren nuestra acción en un día concreto.


   Teniendo en cuenta que la creatividad requiere de todo nuestro esfuerzo y energía y el memorizar nos puede traicionar, las ventajas de la herramienta que estamos tratando se manifiesta en:


1. Liberar el cerebro de cargas innecesarias que consumen energía para intentar recordar, y poder así dejar que se centre en resolver problemas. 
 
2. No te levantarás preocupado por no saber qué es lo que vas a hacer


3. Sensación de control, lo que supone liberación de estrés y eliminación de ansiedad.


CLAVE: Relacionar la lista de tareas del día siguiente en el espacio que vamos a reservar para ello al final de la jornada laboral o, como muy tarde, antes de ir a la cama, pero siempre el día antes:


Ventajas:
  • Iniciar la mañana, o la tarde/noche, según se sea búho o alondra, atacando tareas que requieren de todo nuestro esfuerzo y atención, no perdiendo así ni tiempo ni energía en ver lo que tengo que hacer y en priorizar.
     
  • Dormir tranquilos sabiendo que tenemos atadas las acciones a realizar al día siguiente.


Formato de una lista de tareas básica:


  • Un espacio para su descripción
  • Espacio para indicar el tiempo estimado que nos llevará terminarla así como para el tiempo real que nos haya llevado.
  • Un espacio para determinar su urgencia y/o importancia y otro para señalizar la prioridad que le vamos a dar
  • Otros dos para la dificultad y energía necesaria para llevarla a cabo, lo que nos facilitará el determinar qué prioridad tiene cada una de ellas.
  • Otro para colocar una marca de estado de la tarea, , (P – Pendiente), (C – Completada)Coloca una marca al finalizar la tarea.
  • Conveniente será poder indicar, en aquellas tareas que sea necesario, cuáles serán los recursos necesarios para llevarla a cabo de forma satisfactoria y sin interrupciones, al objeto de tener todo lo necesario a la mano a la hora de llevarla a cabo y poder centrarnos al cien por cien.


Características que han de reunir:


  • Concreta: claridad en la descripción para que no genere dudas de lo que hay que hacer al leer.
     
  • Abordable: Han de ser tareas manejables cuya ejecución nos motive, por lo que no deberán llevarnos más de una o dos horas como máximo el completar las mismas. Es por ello que las previstas para más tiempo, las dividiremos en tareas más pequeñas y manejables con la consiguiente sensación de productividad al ir completando cada una de ellas.
     
  • Viable: Hemos de tener presente el recurso tiempo, así en nuestra lista de tareas diaria incluiremos sólo las que, en condiciones normales, nos sea posible terminar, según los espacios de tiempo disponibles. Si una tarea de las que incluimos, esta previsto que nos lleve más tiempo del disponible, con la sana intención de continuar al día siguiente, mejor posicionamos otra en su lugar.
     
  • Flexible: Qué duda cabe que las leyes de Murphy están ahí por algo, así que incluiremos franjas de tiempo para imprevistos, es decir, que en nuestra planificación diaria debemos tener presente el márgen de error.


       Hasta aquí hemos abordado teoría y adquirido algunos conocimientos, sin embargo, ésto sin llevarlo a la práctica nos sirve de bien poco. Recordemos la frase de Platón "el que aprende y aprende y no practica, es como el que ara y ara y no siembra", así que queda claro que formación y acción son un binomio indisociable. 

       Bueno, ¿y ahora qué?, pues mi idea principal para que cualquiera se sienta bien tentado a empezar a practicar no es otra que comenzar con algo sencillo. Como no dejo de repetir, las herramientas son muy útiles, pero la clave del asunto no es otra que aplicar una metodología a la hora de funcionar. Hemos de incorporar a nuestro patrón de comportamiento diario un sistema, un método, y hemos de ser disciplinados a la hora de poner la maquinaria en marcha. Me estoy refiriendo a un método denominado como el de "La doble lista". Tan sencillo como tener una lista de entrada de tareas y otra de salida.

       Antes de seguir, ha de quedar claro que tenemos que confeccionar, tal y como he indicado en el formato de una lista de tareas básica, los campos/columnas que se han de mostrar con arreglo a nuestro contexto particular. Además de los enumerados, sería conveniente añadir el campo "Proyecto", así podremos especificar a qué proyecto pertenece la tarea recopilada. Más adelante mostraré un ejemplo.


    Veamos el funcionamiento:

    La lista de entrada:

       En esta lista tomaremos nota de todo el trabajo que nos llueve desde los diferentes frentes: oficina, correo electrónico y físico, doméstico, teléfono, lo que se nos ocurre, es decir, todo, todo y todo lo concerniente al desarrollo de acciones y proyectos. En este sentido entendemos acción como una tarea indivisible y accionable, esto es, que dado el contexto adecuado la podamos atacar de forma inmediata sin impedimentos. En el momento en que sea divisible, ya no sería considerada una acción, sino un proyecto y, por lo tanto, serían varias acciones las que lo conformaran.
       
    •  Lo más importante en cuanto a la lista de entrada se refiere, es, sin duda, el que nos sea accesible en cualquier momento y poder así tomar nota de la tarea independientemente del contexto en el que nos encontremos. Ha de ir siempre con nosotros y el acceder a ella ha de ser rápido y sencillo. Tanto la habitual agenda física, como los dispositivos electrónicos de hoy día (smartphones, tablets), nos serán útiles.

    Un ejemplo podría ser:






    La lista de salida:

       Como podemos intuir, ésta lista será lo que hayamos decidido hacer hoy, por lo que le podemos llamar "La lista HOY". 
      

    Funcionamiento del método:
     
    1. Tendremos especial cuidado en anotar en la lista de entrada aquellas tareas que realmente requieran de nuestra intervención, y no acumular cualquier cosa sea lo que sea.
    2. Honestidad a la hora de seleccionar las tareas para la lista de salida. Es muy común dejarse llevar y elegir aquellas tareas más apetecibles. ¡Grave error!, las tareas que hemos de trasladar son aquellas que hemos de hacer mañana y sólo esas. Si conseguimos terminar la faena propuesta y nos sobra un hueco, no hay más que decir, nos sumergimos en la lista de entrada y "nos damos un capricho", aunque yo, si pudiera, me iría antes a casa.
    3. La "Lista HOY", tal y como hemos apuntado como CLAVE, se confeccionará el día de antes, y siempre teniendo en cuenta los espacios que nuestra agenda nos permita ocupar (es lo que conocemos con "ser realista"). Es por ello que, a la hora de planificar nuestra lista HOY, habrá que tener en cuenta:
      • Revisión de nuestra lista de entrada al final de la jornada para poder trasladar las tareas que seleccionemos a la "Lista HOY".
      • El tiempo aproximado que nos llevará cada una de las tareas.
      • La urgencia e importancia de las mismas.
      • Un colchón de tiempo para imprevistos
       
    Ejemplo de lista HOY:



       Como podemos observar, si comparamos las dos listas de ejemplo, tanto la de entrada como la de salida tienen el mismo formato, es decir, así me será fácil un copiar y pegar.



    ¿Qué ocurre cuando la lista de entrada comienza a tomar un volúmen excesivo? 
       Bien, ante ésto está más que claro que debemos implementar el sistema con una tercera lista a la que podemos llamar, por ejemplo, "No Olvidar". El nombre que le demos es lo de menos, pero será una lista que nos sirva para descongestionar nuestra denominada "Lista de Entrada", y en la que incluiremos todas aquellas tareas que no tengan definida una fecha de vencimiento. Es decir, sabemos que antes o después nos hemos de poner con ellas. ¿Cuando hemos de implementar nuestro sistema con ésta tercera lista?, según lo experimentado por muchos practicantes de este sistema, han puesto el límite de la lista de entrada en treinta tareas. A partir de ahí, será conveniente utilizar la tercera lista.
       Al igual que nuestra lista de entrada necesita de una revisión diaria, esta tercera lista será necesario que tenga un momento de revisión, como mínimo, de una vez por semana, para así decidir qué tareas trasladamos a nuestra lista de entrada. 


    Para tener éxito con esta metodología, resulta IMPEPINABLE y hemos de hacer SÍ o SÍ:
    1. REVISAR "LA LISTA DE ENTRADA" AL FINAL DE LA JORNADA
    2. CONFECCIONAR "LA LISTA HOY" EL DÍA ANTERIOR
    3. REVISAR "LA LISTA HOY" AL PRINCIPIO DE LA JORNADA 




lunes, 14 de abril de 2014

UNO DE LOS ENEMIGOS DE LA PRODUCTIVIDAD: LA ANSIEDAD

Esto que te preocupa, ¿tiene solución?:

Respuesta 1: NO, entonces ¿porqué te preocupas?
 
Respuesta 2: SI, entonces ¿porqué te preocupas?

Aquí os dejo un artículo más que interesante del huffingtonpost.es, (Patricia Ramírez), para ese continuado aprendizaje del saber vivir de forma más saludable y productiva. Pero, ¡ojo!, que no sólo sirva para aprender, ya sabemos lo que ocurre con el aprender y aprender y no practicar, que es como el arar y arar y no sembrar (Platón).




ansiedad


martes, 1 de abril de 2014

LOS HÁBITOS

No es necesario que nadie nos diga que nuestra productividad, nuestro rendimiento diario, nuestra eficiencia, está íntimamente ligada a nuestros hábitos. En función del patrón de comportamiento diario, llegaremos o no a conseguir nuestros objetivos y metas, a mejorar o empeorar los tiempos de ejecución. Es por ello que uno de los factores claves, cuando no sea el que más, será nuestra forma de afrontar a diario las tareas y actividades, o lo que es lo mismo, nuestros hábitos. Os dejo un vídeo que nos ofrece una buena explicación sobre la importancia de los hábitos, cómo potenciar los que funcionan y lo que es más importante, como neutralizar y combatir los negativos, los que impiden que logremos aquellos objetivos y metas que nos proponemos.




martes, 4 de marzo de 2014

UNA INVITACIÓN A LA REFLEXIÓN

Foto: Equipo www.emprendedorespositivos.com
No es necesario un elevado volumen de letras que leer para meditar sobre lo leído, aquí os dejo esta imagen, o mejor las palabras que se exponen, y estoy más que convencido de que la invitación a la reflexión por lo importante y profundo de su contenido, como mínimo, será aceptada, y ya cada uno decidirá si finalmente se presenta o no al evento y durante cuanto tiempo. De lo que no me cabe la menor duda es que "la preguntita" será el pistoletazo de partida para abandonar el paradigma al que estemos aferrados e iniciar el cambio o, lo que es lo mismo, la andadura por el camino que nos dirija allí donde queremos llegar.